Qualquer calendário pode ser usado para mostrar e gerenciar eventos. Event Scheduler irá ajudá-lo a planejar e gerenciar eventos públicos com número praticamente ilimitado de convidados.
Vale ressaltar que além de eventos os calendários podem mostrar tarefas, por exemplo:
As tarefas estão sempre na parte inferior da exibição de calendários.
Você encontrará informações detalhadas sobre como usar as tarefas aqui .
Adicionando eventos
Um evento pode levar várias horas, um dia inteiro ou pode cobrir vários dias seguidos. Use um dos dois métodos para adicionar um evento.
Método 1
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Selecione e clique no dia para um evento na grade do calendário. A nova caixa de diálogo de eventos aparecerá:
Defina o nome do evento e selecione o calendário ao qual o novo evento será atribuído. Especifique se você estará disponível para a hora do evento.
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Observação : para eventos de vários dias, clique no link Mais e especifique as datas de início e término (consulte Método 2 ).
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Caso contrário, você pode definir a duração do evento diretamente no calendário. Pressione o botão esquerdo do mouse no dia do início do evento e arraste até o último dia mantendo pressionado o botão esquerdo do mouse. Depois de soltar o botão do mouse, o sistema abrirá o formulário de criação de eventos estendidos mostrando o intervalo de tempo selecionado.
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Clique em Adicionar .
Método 2
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Clique no botão Adicionar no canto superior direito do calendário (ou clique na seta suspensa e selecione novo evento ):
A caixa de diálogo de criação de eventos estendida aparecerá:
Especifique as datas de início e de término (esta última é opcional). Se o evento deve ser agendado por certo tempo, configure-o usando o botão do relógio 
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Outros campos nesta guia são semelhantes ao formulário de evento simplificado descrito no método 1 .
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Adicione a descrição do evento.
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Na guia Convidados, selecione os participantes do evento. Clique em Adicionar participantes e comece a digitar o nome da pessoa. Selecione o participante necessário na lista de pesquisa rápida. Adicione todas as pessoas que você gostaria de convidar da mesma maneira:
Como alternativa, você pode usar a árvore de estrutura da empresa para selecionar e adicionar os participantes:
Uma boa idéia é fazer seu convite mais humano-como, textually atrativo e agradável aos leitores. Clique em Adicionar texto de convite e componha uma mensagem para as pessoas que você está prestes a convidar.
Esta reunião é pública : para permitir que outros usuários participem no evento, marque esta caixa.
Notificar quando os participantes confirmarem ou recusarem o convite : marque esta caixa se desejar receber mensagens quando uma pessoa que você convidar aceitar ou recusar seu convite.
Peça aos usuários para reconfirmar a participação : marque esta caixa e clique em Salvar para enviar o convite novamente para todos os participantes. Esta opção só está disponível ao editar um evento existente.
Os usuários que você escolheu receberão a mensagem com links pelos quais eles podem aceitar ou recusar seu convite. Uma vez que um usuário tenha decidido o seu destino (bem, de fato o resultado decide o destino do seu evento) a lista de participantes mostrará o status de convidado:
Para remover uma pessoa que está decidindo muito tempo (que outras razões para remover um convidado poderia haver, certo?) Clique no botão de cruz:
Um evento tem alguns outros parâmetros úteis para configurar. Clique na guia Mais :
Lembrete : bastante óbvio. Especifica enviar uma mensagem para informar que você terá um evento em breve. Evento recorrente : pode ser usado para especificar que um evento ocorrerá novamente após algum tempo. Um exemplo de um evento recorrente seria o seu aniversário.
Notas especiais: além do óbvio parâmetro de prioridade, este grupo tem uma opção para tornar o evento privado. Qualquer informação sobre um evento privado é "classificada"; Apenas as datas de início e de término e a disponibilidade da pessoa é visível. Como você pode ver, de fato faz um evento privado bastante "desclassificado".
Mais: se você precisar vincular o evento a um elemento do CRM, clique em Selecionar para encontrar e anexar um. Ele marcará o evento na grade com um " crm " de chevron de três caracteres.
Clique em Guardar .
O novo evento agora está visível na grade do calendário.
Observação: para obter um controle ainda mais avançado sobre os parâmetros e a programação do evento, use o Event Scheduler .
Gerenciando Eventos
Para gerenciar o evento diretamente na grade do calendário, passe o ponteiro do mouse sobre o evento. Você verá os controles aparecendo sobre a área de evento. Os seguintes comandos estão disponíveis:
Clique no campo colorido para ver os detalhes do evento:
Nota : os dois últimos comandos são funcionalmente análogos aos links Editar e Excluir na janela de propriedades do evento.
O programador de eventos
Enquanto a maneira rápida e suja de criar eventos descritos no capítulo anterior pode ser limpa e fácil, ela não fornece pistas visuais quanto à disponibilidade ou presença das pessoas convidadas a participar do evento. É por isso que o sistema inclui o Event Scheduler - um recurso especial projetado para gerenciar eventos públicos.
Para abrir o agendador:
Clique no botão Adicionar e selecione o evento usando o Agendador de eventos no menu ou
Ao criar um evento usando o formulário de edição de evento, clique no link Event Scheduler na guia Convidados :
Na janela do cronograma, defina os seguintes parâmetros para o novo evento:
A data e hora de início e término para o evento; A duração do evento (em minutos, horas ou dias);
O local do evento .
Adicione os participantes do evento exatamente como faria no formulário de edição de evento.
Depois de ter feito adicionar convidados, o evento público aparecerá na grade do planejador. Você pode alterar a escala da grade para que o evento seja totalmente visível.
Se as pessoas que você adicionou à lista de convidados do evento não estiverem disponíveis no momento do evento, elas serão destacadas com vermelho:
Em uma situação como esta, a melhor coisa a fazer é bloquear a duração do evento e arrastar o evento (usando o mouse) na grade para o momento em que todas as pessoas estão disponíveis para participar do seu evento. Um bom evento cujos horários estão corretos e todos os convidados estão disponíveis é mostrado em verde:
A figura a seguir ilustra o uso do mouse para ajustar a data e a hora do evento:
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